Prečo je dôležitá správa súborov a ako zálohovať dáta z počítača
Udržať poriadok už dávno nestačí len v kancelári, či domácnosti. Presunom do online sveta ( aj vplyvom pandémie ) vyvstáva potreba mať upratané aj v súboroch, ktoré máte uložené na lokálnom disku ale predovšetkým na cloude, kde zdieľate údaje s inými užívateľmi.
Na začiatok pár zaujímavých štatistík:
- Nájdenie dokumentu trvá človeku v priemere 18 minút
- 80 % dokumentov, ktoré založíme, už nikdy neotvoríme
- Zamestnanci posielajú e-mailom dva alebo viac dokumentov denne v priemere piatim ľuďom na kontrolu, čím sa vytvorí 10 nových dokumentov denne, ktoré sú často uložené na viacerých miestach
- V USA vyrátali, že zamestnávateľ musí ročne zamestnancovi preplatiť 31 200 USD len na tom, že hľadá dokumenty
Prinášame vám niekoľko tipov, ako sa v správe súborov nestratiť a ktoré vám pomôžu s efektívnou prácou.
Základným princípom správy súborov je vždy vedieť, kde sa daný súbor nachádza, alebo logickými krokmi sa k nemu dopracovať. Nie je nič horšie, ak si účtovníčka pred daňovým priznaním vypýta faktúry a človek ich hodiny zbiera ako omrvinky na rôznych miestach v počítači.
V kancelárskom „svete“ je podstatné mať úplný poriadok v súboroch. Ak zamestnanec odíde, je na PN alebo na materskej, musí jeho nástupca vedieť, kde by daný dokument mohol byť uložený.
- Použite predvolené inštalačné priečinky pre programové súboryr
Pri inštalácii aplikačných programov použite predvolené umiestnenie súborov. V systéme Windows sa súbory aplikačného programu nachádzajú v adresári (Písmeno jednotky:)->Program Files. Inštalácia aplikácií inde je mätúca a zbytočná.
- Dokumenty na jednom mieste
Všetky dokumenty ukladajte na jedno miesto. Ak sa bavíme o disku počítača, odporúčame preddefinovaný súbor Moje dokumenty. Ak sa bavíme o cloude, vytvorte si tam rovnakú štruktúru ( napr. Zdieľané dokumenty ). Rovnaká štruktúra súborov pre dokumenty online aj offline ( na disku ) uľahčí vyhľadávanie vecí ale aj zálohovanie, či archivovanie dokumentov.
- Vytvorte hierarchiu
Vedeli by ste, čo je uložené v priečinku, napr.:
D: \Obrázky\fotenie_klient\titulnafotka.jpg?
Máte hrubú predstavu, že sa jedná o fotku u zákazníka, ale neviete u ktorého.
Podstatne prehľadnejšie pre vás, ale aj kolegov by to bolo v tvare:
D: \Obrázky\2021\fotenie_klient\zebracomp\titulna_fotka_zamestnanci.jpg
A ďalšia vec – nevytvárajte si skratky, ktorým rozumiete len vy :)
- Vnorené priečinky
Už sme to naznačili vyššie. Ak zbierajte podklady pre účtovníčku, faktúry ukladajte do vnoreného priečinku roku ( napr. 2021 ). Cieľom je mať menší počet súborov. Ak evidujete dochádzku a zbierate rôzne podklady, ukladajte si to po mesiacoch (napr. 10/2021) ako mať všetky súbory natlačené v jednom kmeňom súbore Dochádzka
- Popis súborov
Za mňa kľúčová vec. Ak hľadám napr. fotky repasovaného notebooku Lenovo ThinkPad T450, tak si fotky týmto názvom aj označím. Dá sa to spraviť hromadne. Otvorím si priečinok, kde sú fotky uložené. Označím všetky stlačením skratky CRTL + A a kliknem na klávesu F2. Napíšem názov fotky s podčiarkovníkom napr. Lenovo_ThinkPad_T450 a stlačím Enter. Všetky fotky sa potom premenujú. Namiesto podčiarkovníka je možné použiť aj pomlčku, ale je dobre, keď pri ukladaní využívate vždy rovnaký znak a nestriedate ich. Ak v budúcnosti chcete vyhľadať fotku stačí, že si dám do hľadania tento názov a automaticky mi nájde fotku, ktorú potrebujem. S názvom obrázka IMG_2022234877662.jpg by som bol bez šance. - Často vyhľadávané súbory
Ak máte v priečinku dôležité dokumenty, alebo foldre, ku ktorým potrebujete mať rýchly prístup, označte si ich napr.: !!Podklady ku mzdám prípadne použite písmená AA na začiatku názvu – „AA_týždenný report“.
- Zálohujte a opäť raz zálohujte
Vytváranie zálohy sa na prvý pohľad môže zdať zbytočné a zdĺhavé, ale ono to tak vôbec nie je. Windows 10 ponúka automatické zálohovanie dokumentov. Dokonca máte k dispozícii 5GB priestor na cloude One Drive. Ideálne, ak sa nespoliehate len na zálohu na tom istom disku, kde sú aj pôvodné dokumenty. Jednu kópiu spravte na cloud, druhú napr. na externý disk, alebo iný disk pripojený k vášmu PC. Nastavte automatický backup napr. každú hodinu alebo raz za deň a už sa nemusíte o nič starať. Nikdy tak neprídete o dokumenty.
